Cuentas anuales

Definición

Las cuentas anuales son los documentos contables que una sociedad elabora al final de cada ejercicio, en principio durante un período de doce meses. Se componen de tres conjuntos: el balance, que describe en una fecha determinada lo que la sociedad posee y lo que debe, la cuenta de pérdidas y ganancias, que recapitula los ingresos y los gastos del período, y la memoria, que completa y comenta los dos primeros.

Estos documentos se presentan a la junta de socios o de accionistas, que los aprueba. La aprobación se produce en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. El depósito en el registro mercantil es posterior, dentro del mes siguiente a la aprobación o dentro de los dos meses en caso de depósito electrónico, y el BODACC publica la mención de dicho depósito.

No todas las sociedades tienen la misma obligación. Una sociedad cuyas cuentas están auditadas por un auditor de cuentas adjunta su informe. Una microempresa presenta una versión simplificada. Una empresa individual, por su parte, no elabora cuentas anuales en el sentido del registro, aunque su titular lleve una contabilidad para la administración tributaria.

La distinción con el paquete fiscal es frecuente. El paquete fiscal es el documento enviado a la administración tributaria, con sus propios cuadros y sus propios plazos. Las cuentas anuales son los documentos de la sociedad, aprobados por sus socios, depositados en el registro y anunciados en el BODACC. Ambos se parecen y no se confunden.

Lo que dicen de una sociedad

Tres documentos, tres lecturas

El balance ofrece la fotografía del patrimonio al cierre. La cuenta de resultados relata el ejercicio transcurrido, con los ingresos y los gastos. La memoria explica las opciones contables, los compromisos fuera de balance y los métodos adoptados. Una lectura completa de los tres evita las conclusiones precipitadas que permite una sola cifra aislada.

Lo que permanece público

El depósito hace que las cuentas sean comunicables en el registro mercantil. Una sociedad que no sea una microempresa puede solicitar la confidencialidad de su cuenta de resultados. El balance sigue siendo consultable. Esta asimetría explica por qué algunos administradores protegen su resultado sin poder sustraer la totalidad del depósito.

Las cuentas consolidadas

Un grupo que supera determinados umbrales elabora además cuentas consolidadas, que reúnen a la matriz y sus filiales. Son documentos distintos, con sus propias normas de depósito y de publicidad.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre las cuentas anuales y el modelo fiscal?

El modelo fiscal se remite a la administración tributaria y sirve para el cálculo del impuesto. Las cuentas anuales son los documentos societarios aprobados por los socios, que después se depositan en el registro mercantil y se anuncian en el BODACC. Persiguen finalidades diferentes.

¿Quién puede consultar las cuentas anuales de una sociedad?

Cualquier persona puede solicitar la comunicación de las cuentas depositadas ante el registro mercantil, salvo que se haya solicitado la confidencialidad sobre la cuenta de resultados. El BODACC, por su parte, publica únicamente la mención del depósito, no el contenido de los documentos.

¿Qué ocurre si no se depositan las cuentas?

La falta de depósito se sanciona con una multa y puede dar lugar a un procedimiento de cancelación de oficio iniciado por el registro mercantil. Más allá de la sanción, la ausencia de publicación durante varios ejercicios se convierte en una señal visible para los terceros.