Cơ quan đăng ký tư pháp

Định nghĩa

Văn phòng đăng ký là cơ quan hành chính, nằm trong tòa án thương mại, có nhiệm vụ quản lý sổ đăng ký thương mại và công ty, đồng thời ghi nhận đời sống pháp lý của doanh nghiệp. Cơ quan này tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập, các văn bản sửa đổi, việc nộp báo cáo tài chính, các tuyên bố xóa đăng ký và các phán quyết của tòa án thuộc diện phải công bố.

Vai trò này biến văn phòng đăng ký thành đầu mối bắt buộc giữa doanh nghiệp và thông tin chính thức. Khi một công ty được thành lập, sửa đổi, giải thể hoặc thanh lý, chính việc đăng ký vào sổ mới mang lại cho sự kiện đó một ngày xác định. Văn phòng đăng ký kiểm tra tính hợp thức về hình thức của hồ sơ, cấp hoặc xác nhận các số nhận dạng và chuyển dữ liệu dành cho việc công bố tới BODACC.

Văn phòng đăng ký không phải là cơ quan tư vấn hay hỗ trợ doanh nghiệp: cơ quan này đăng ký và công bố. Cơ quan này không đánh giá tính thích hợp của một quyết định, mà kiểm tra xem các giấy tờ được yêu cầu có đầy đủ hay không và các nội dung khai báo có đúng với quy định pháp luật hay không. Trong trường hợp có sai sót, cơ quan này từ chối thủ tục và yêu cầu chỉnh sửa cho hợp lệ.

Những gì cơ quan lục sự thực hiện trên thực tế

Việc ghi nhận các thủ tục

Cơ quan này thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp, ghi nhận các thay đổi về điều lệ, các thay đổi về người quản lý hoặc địa chỉ, và ghi nhận việc giải thể và xóa đăng ký. Mỗi mục ghi nhận đều thay đổi tình trạng pháp lý của doanh nghiệp như thể hiện trong các trích lục chính thức.

Việc chuyển giao để công bố

Những nội dung phải được đưa đến sự hiểu biết của công chúng đều được chuyển giao để công bố, đặc biệt là cho BODACC. Chính chuỗi quy trình này, từ hồ sơ được nộp tại sổ đăng ký cho đến thông báo được phát hành, khiến thông tin có thể được mọi người tra cứu mà không cần doanh nghiệp phải thực hiện bất kỳ thủ tục nào.

Cách thực hiện một thủ tục

Kể từ khi cửa sổ một cửa được thiết lập, các thủ tục của doanh nghiệp được nộp bằng phương thức điện tử, và dữ liệu sau đó được phân bổ giữa các sổ đăng ký liên quan, bao gồm sổ đăng ký quốc gia về doanh nghiệp và sổ đăng ký thương mại và công ty do các văn phòng lục sự quản lý. Doanh nghiệp không còn phải lựa chọn đối tác liên hệ cho từng thủ tục, nhưng việc đăng ký vẫn do văn phòng lục sự có thẩm quyền thực hiện.

Một trích lục đăng ký, thường được gọi là Kbis đối với các công ty thương mại, được cấp từ sổ đăng ký. Trích lục này chứng nhận tình trạng của doanh nghiệp tại một ngày nhất định và ghi lại các thông tin đã công bố: tên gọi, trụ sở, vốn, người quản lý, số nhận dạng.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa văn phòng đăng ký và INPI là gì?

Văn phòng đăng ký quản lý sổ đăng ký thương mại và công ty và thực hiện việc đăng ký. INPI quản lý sổ đăng ký doanh nghiệp quốc gia, nơi tập trung dữ liệu từ các sổ đăng ký khác nhau. Hai cơ quan này bổ sung cho nhau, chứ không thay thế lẫn nhau.

Việc công bố một thủ tục mất bao lâu?

Thời hạn phụ thuộc vào loại thủ tục và khối lượng công việc của văn phòng đăng ký. Việc công bố trên BODACC diễn ra sau khi đăng ký vào sổ, với độ trễ vài ngày.

Văn phòng đăng ký có thể từ chối một thủ tục không?

Có, khi hồ sơ không đầy đủ hoặc khi các thông tin không khớp với các giấy tờ chứng minh. Việc từ chối phải có lý do và thủ tục có thể được nộp lại sau khi hoàn tất việc chỉnh sửa.