Hinterlegung der Jahresabschlüsse
Jährliche Formalität, die Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Abschlüsse bei der Geschäftsstelle einzureichen, und deren Erwähnung das BODACC im Register veröffentlicht.
Definition
Die Hinterlegung der Jahresabschlüsse ist die Formalität, mit der eine Gesellschaft ihre Jahresabschlüsse bei der Geschäftsstelle des Handelsgerichts einreicht, die sie in das Register einträgt. Diese Hinterlegung macht die Abschlüsse Dritten gegenüber geltend und einsehbar. Ihre Erwähnung wird im BODACC veröffentlicht, und es ist diese Veröffentlichung, die viele Unternehmen entdecken, ohne sie vorhergesehen zu haben.
Die Formalität folgt einem genauen Zeitplan. Die Abschlüsse eines Geschäftsjahres werden von der Gesellschafterversammlung innerhalb von sechs Monaten nach dem Abschlussstichtag festgestellt und anschließend innerhalb des Monats hinterlegt, der auf diese Feststellung folgt, wobei die Frist auf zwei Monate verlängert wird, wenn die Hinterlegung auf elektronischem Weg erfolgt. Ein zum 31. Dezember abgeschlossenes Geschäftsjahr wird daher meist zwischen Juni und August des folgenden Jahres hinterlegt.
Die Hinterlegung betrifft die Handelsgesellschaften und die Zivilgesellschaften, die dazu verpflichtet sind, mit Ausnahme von Einzelunternehmen, die keine Abschlüsse zu veröffentlichen haben. Kleinstunternehmen profitieren von einer vereinfachten Regelung. Der Inhalt dessen, was öffentlich wird, ist nicht für alle derselbe: Eine Gesellschaft, die kein Kleinstunternehmen ist, kann die Vertraulichkeit ihrer Gewinn- und Verlustrechnung beantragen, während die Bilanz weiterhin übermittelbar bleibt.
Der BODACC veröffentlicht nicht die Abschlüsse selbst. Er kündigt die Hinterlegung an, mit der betroffenen Gesellschaft und dem Datum. Dies ist eine Information des Wirtschaftslebens: Sie zeigt, dass eine Gesellschaft ihre Abschlüsse veröffentlicht, zu welchem Datum, und seit wie lange sie dies nicht getan hat.
Was die Veröffentlichung ändert
Eine Pflicht, die sichtbar wird
Eine veröffentlichte Hinterlegung ist ein Nachweis der Ordnungsmäßigkeit. Finanzinstitute, Kreditversicherer und große Auftraggeber prüfen diese Spur, bevor sie sich binden. Umgekehrt erscheint eine Gesellschaft, die seit mehreren Geschäftsjahren nichts hinterlegt hat, als solche, und dieses Fehlen einer Veröffentlichung wird selbst zu einer lesbaren Information.
Die Hinterlegungsfrist, ein Signal unter anderen
Das Datum der Hinterlegung im Verhältnis zum Abschluss des Geschäftsjahres lässt sich in den Bekanntmachungen ablesen. Eine Hinterlegung nach zehn Monaten hat nicht dieselbe Bedeutung wie eine Hinterlegung nach sieben. In Verbindung mit der Größe der Gesellschaft und ihrer Branche erzählt diese Verschiebung von einer Buchhaltungsorganisation, einer vorübergehenden Schwierigkeit oder einer bloßen Formalitätsverzögerung. Das ist die Art der Auswertung, die eine Datenbank ermöglicht, die den Verlauf speichert.
Was die Hinterlegung nicht ist
Sie ersetzt nicht die Steuererklärung, die einem anderen Kalender und einem anderen Adressaten folgt. Sie gilt auch nicht als Veröffentlichung im Journal für gesetzliche Bekanntmachungen, das eigenen Regeln unterliegt. Beide Formalitäten bestehen nebeneinander und sind nicht miteinander zu verwechseln.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Hinterlegung des Jahresabschlusses für alle Unternehmen verpflichtend?
Nein. Sie betrifft die Handelsgesellschaften sowie diejenigen Personengesellschaften des Zivilrechts, die dazu verpflichtet sind. Einzelunternehmen haben keine Abschlüsse zu hinterlegen, da ihnen die eigenständige Rechtspersönlichkeit fehlt. Kleinstunternehmen hinterlegen eine vereinfachte Fassung ihrer Abschlüsse.
Was veröffentlicht das BODACC, wenn eine Gesellschaft ihre Abschlüsse hinterlegt?
Das BODACC veröffentlicht den Hinweis auf die Hinterlegung, mit der betroffenen Gesellschaft und dem maßgeblichen Datum. Die Unterlagen selbst werden weiterhin vom Handelsregister aufbewahrt. Aus der Bekanntmachung lässt sich entnehmen, welche Geschäftsjahre hinterlegt wurden und zu welchen Zeitpunkten.
Kann man seine Abschlüsse vertraulich behandeln lassen?
Eine Gesellschaft, die kein Kleinstunternehmen ist, kann die Vertraulichkeit ihrer Gewinn- und Verlustrechnung beantragen, wodurch diese von der Offenlegung ausgenommen wird. Die Bilanz hingegen bleibt zugänglich. Der Antrag wird zum Zeitpunkt der Hinterlegung gestellt und kann später zurückgezogen werden.