Secretaria Judicial
Serviço do tribunal que mantém o registo do comércio e das sociedades, recebe as formalidades das empresas e transmite os dados publicados ao BODACC.
Definição
O registro é o serviço administrativo que, no âmbito do tribunal de comércio, mantém o registo do comércio e das sociedades e regista a vida jurídica das empresas. Recebe os processos de matrícula, os atos modificativos, os depósitos de contas, as declarações de cancelamento e as decisões judiciais sujeitas a publicidade.
Este papel faz dele o ponto de passagem obrigatório entre a empresa e a informação oficial. Quando uma sociedade é constituída, modificada, dissolvida ou liquidada, é a inscrição no registo que confere ao evento a sua data certa. O registro controla a regularidade formal do processo, atribui ou confirma os números de identificação e transmite os dados destinados à publicidade ao BODACC.
O registro não é um organismo que aconselha ou acompanha as empresas: regista e publica. Não aprecia a oportunidade de uma decisão, verifica que os documentos exigidos estão presentes e que as menções correspondem aos textos. Em caso de irregularidade, rejeita a formalidade e solicita a sua regularização.
O que o cartório faz concretamente
O registro das formalidades
Ele registra as empresas, registra as modificações estatutárias, as mudanças de administradores ou de endereço, e toma nota das dissoluções e dos cancelamentos de registro. Cada inscrição modifica o estado civil da empresa tal como aparece nos extratos oficiais.
A transmissão para publicação
As menções que devem ser levadas ao conhecimento do público são transmitidas para publicação, nomeadamente ao BODACC. É esta cadeia, do processo depositado no registro até o aviso difundido, que torna a informação consultável por todos, sem qualquer diligência por parte da empresa.
Como cumprir uma formalidade
Desde a implementação do balcão único, as formalidades das empresas são apresentadas por via eletrónica, e os dados são posteriormente distribuídos entre os registos em causa, incluindo o registo nacional das empresas e o registo do comércio e das sociedades mantido pelas secretarias judiciais. A empresa já não tem de escolher o seu interlocutor para cada diligência, mas a inscrição continua a ser efetuada pela secretaria judicial competente.
Uma certidão de matrícula, frequentemente designada Kbis para as sociedades comerciais, é emitida a partir do registo. Atesta a situação da empresa numa determinada data e retoma as menções publicadas: denominação, sede, capital, gerentes, número de identificação.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre o cartório e o INPI?
O cartório mantém o registro do comércio e das sociedades e procede às inscrições. O INPI administra o registro nacional das empresas, que centraliza os dados dos diferentes registros. Os dois complementam-se, não se substituem um ao outro.
Quanto tempo leva a publicação de uma formalidade?
O prazo depende do tipo de formalidade e da carga do cartório. A publicação no BODACC segue a inscrição no registro, com um desfasamento de alguns dias.
O cartório pode recusar uma formalidade?
Sim, quando o processo está incompleto ou quando as menções não correspondem aos documentos comprovativos. A recusa é fundamentada e a formalidade pode ser depositada novamente após regularização.